Ik heb niet altijd achter een laptop gezeten. Voordat ik consultant werd, werkte ik in de operatie van een familiebakkerij. En het is precies die ervaring die me beter maakt in wat ik nu doe. Want de uitdagingen van een KMO begrijp je niet vanuit een kantoor je begrijpt ze vanuit de werkvloer.
Dit is het verhaal van mijn pad, en de lessen die ik onderweg leerde.
Les 1: De werkvloer liegt niet
Bij Coolens Bakkerij leerde ik dat processen er op papier altijd mooier uitzien dan in de praktijk. Het bestelproces was "gestandaardiseerd." In werkelijkheid belden vaste klanten rechtstreeks naar de bakker, werden bestellingen op post-its geschreven, en kwamen spoedbestellingen via WhatsApp binnen.
Wat ik leerde: Luister niet alleen naar hoe een proces zou moeten werken. Ga kijken hoe het écht werkt. De meest waardevolle inzichten vind je op de werkvloer, niet in een vergaderzaal.
Hoe ik dit toepas: Bij elke KMO waar ik kom, begin ik niet met een analyse-document. Ik begin met kijken. Meelopen. Vragen stellen aan de mensen die het werk doen. Niet aan het management aan het team.
Les 2: Kleine veranderingen, groot effect
In de bakkerij was er een simpel probleem: bestellingen die niet op tijd werden doorgegeven aan de productie. Het resultaat: overproductie of tekorten, en stress op de werkvloer.
De oplossing was niet een nieuw ERP-systeem. De oplossing was een gedeeld Google Sheet waar bestellingen real-time in werden bijgehouden, zichtbaar voor zowel verkoop als productie.
Kosten: €0. Implementatietijd: één middag. Impact: enorm.
Wat ik leerde: De beste oplossing is zelden de duurste of de meest complexe. Vaak is het een simpele aanpassing die iedereen direct begrijpt en kan gebruiken.
Hoe ik dit toepas: Ik zoek altijd eerst naar de simpelste oplossing. Kan een Google Sheet volstaan? Een Zapier-koppeling? Een extra veld in het bestaande CRM? Pas als de simpele optie echt niet werkt, ga ik complexer denken.
Les 3: Mensen zijn belangrijker dan tools
We introduceerden een nieuwe besteltool bij de bakkerij. Technisch perfect. Mooie interface. Alle features die we nodig hadden. Na twee weken gebruikte niemand het.
Waarom? Omdat we het team niet hadden betrokken bij de keuze. Ze begrepen niet waarom het nodig was. En de tool was net iets anders dan ze gewend waren.
We gingen terug naar de tekentafel. Vroegen het team wat ze nodig hadden. Pasten de tool aan. Gaven een training. En ineens werkte het.
Wat ik leerde: Technologie implementeren zonder je team mee te nemen is zinloos. Adoptie begint bij betrokkenheid.
Hoe ik dit toepas: Bij elke implementatie betrek ik het team vanaf dag één. Niet alleen als eindgebruikers, maar als mede-ontwerpers. En ik draag altijd over zodat het team het systeem als "van hen" ervaart, niet als iets dat hen is opgelegd.
Les 4: Data vertelt het verhaal
Bij Bewire en Colruyt Group leerde ik de kracht van data op schaal. Miljoenen transacties, tientallen databronnen, dashboards die beslissingen stuurden op directieniveau.
Maar de principes waren dezelfde als bij de bakkerij. Het verschil was alleen de schaal. De kernvraag bleef: welke informatie heb je nodig om beter te beslissen?
Bij de bakkerij was dat: hoeveel broden moeten we morgen bakken? Bij Colruyt was dat: welke producten moeten we promoten in welke winkels? Bij een KMO is dat: hoeveel deals staan er open en wat is mijn verwachte omzet?
Wat ik leerde: Elk bedrijf, van bakkerij tot multinational, heeft dezelfde behoefte: de juiste informatie op het juiste moment. De complexiteit van de oplossing mag variëren, de behoefte niet.
Hoe ik dit toepas: Ik begin altijd met de vraag: welke drie cijfers zou je elke maandag willen zien? Daaruit volgt de rest.
Les 5: Onafhankelijkheid is het doel
Bij Joyn en STROOHM zag ik het patroon dat ik bij veel consultancybedrijven zie: de consultant wordt onmisbaar. Het systeem werkt, maar alleen als de consultant erbij is. Zodra het contract afloopt, vervalt alles.
Ik vind dat geen goede consultancy. Goede consultancy maakt de klant sterker, niet afhankelijker.
Wat ik leerde: Het doel is niet dat ik blijf. Het doel is dat jij en je team zelfstandig verder kunnen.
Hoe ik dit toepas: Elke oplossing die ik bouw, draag ik over. Met documentatie, training en de zekerheid dat je er zelf mee verder kan. Ik bouw geen "black boxes" ik bouw transparante systemen die je team begrijpt.
Wat dit betekent voor jouw KMO
De lessen die ik leerde zijn niet revolutionair. Ze zijn pragmatisch:
- Ga kijken hoe het écht werkt niet hoe het zou moeten werken
- Begin simpel de beste oplossing is vaak de eenvoudigste
- Betrek je team technologie zonder adoptie is nutteloos
- Laat data het verhaal vertellen maar begin met drie cijfers, niet dertig
- Streef naar onafhankelijkheid het doel is dat je het zelf kan
Dit is hoe ik werk. Luisteren, bouwen, overdragen. Pragmatisch, hands-on, en altijd met het team.
Benieuwd?
Wil je weten hoe ik te werk ga? Bekijk mijn aanpak of lees meer over mijn achtergrond.
Klaar voor een gesprek? Neem contact op. Geen verplichtingen, gewoon een eerlijk gesprek over waar jouw bedrijf staat en waar het naartoe kan.
Tim Coolens is integration & operations consultant bij iTechie. Van bakkerij tot consultancy met dezelfde pragmatische aanpak.